Negociaciones colaborativas: más necesarias que nunca en una crisis

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En un momento en que las empresas negocian con proveedores, clientes y empleados, hay que tener en cuenta que seguramente la otra parte se ha visto tan afectada por la crisis del coronavirus como nosotros. Por ello es más importante que nunca buscar resultados mutuamente beneficiosos, como explica Kandarp Mehta.

Como ejemplo, este profesor de IESE explica que el éxito en las negociaciones para que todas las partes priorizaran la reconstrucción de una escuela tras un devastador terremoto en India, su país natal, supuso una gran diferencia. La razón es que la vuelta a la normalidad de los niños significó un impulso para elevar la moral y generar esperanza, dos ingredientes esenciales para negociar la salida de una crisis.

«Estamos viviendo el que probablemente sea el evento más relevante de nuestras vidas hasta ahora», afirma Mehta. «Para salir de esta crisis, necesitaremos que todos nos ayuden y deberemos ser lo más útiles posible para los demás».

Además, una característica única de esta crisis es que los confinamientos obligan a realizar todas las negociaciones a distancia. ¿Cómo se encajan las manos para cerrar un trato cuando esa acción está expresamente prohibida?

Consejos para negociar a distancia

Kandarp Mehta comparte algunos consejos al respecto, basados en parte en la nota técnica Negociación y digitalización: claves para cerrar acuerdos eficazmente en la era digital, que ha escrito con Guido Stein y Alberto Barrachina. 

Prepárate a conciencia. Este primer paso debería ser evidente, pero es sorprendente la cantidad de gente que inician una negociación sin haberla preparado. O malinterpretan lo que significa «estar preparado». Se centran en lo que quieren, sin dedicar tiempo a pensar en lo que busca la otra parte.

«Este suele ser el caso en las negociaciones salariales», explica Mehta. «Sabemos el mínimo que aceptaremos, pero no hemos pensado en lo que la otra parte está dispuesta a dar. Es muy importante dedicar tiempo a investigar el potencial de la otra parte. ¿Cuáles son sus intereses? ¿Qué quiere conseguir? ¿Cuáles son sus expectativas? Después, puedes empezar a priorizar tus objetivos teniendo en cuenta los de la otra parte y crear puentes de entendimiento mutuo en lugar de empezar desde una posición de confrontación».

Hacer los deberes es un buen método para evitar un «error de atribución» (por ejemplo, suponer que la otra parte tiene malas intenciones), en el que es más fácil caer cuando las interacciones son a distancia y carecemos de señales no verbales.

Mantén el control. 
Esto se refiere no solo al proceso de negociación, sino también a los estados emocionales. «Pierdes el control de una negociación cuando pierdes el control de las emociones, las tuyas y las de la otra parte». Mantén tu ego bajo control y evita peticiones egocéntricas. Tener en cuenta lo que han perdido los demás por el coronavirus es una forma de mantener la conversación en un tono más compasivo que combativo. Si te preocupa que la otra parte no sea sincera, sigue preguntando, céntrate en los hechos y la información de que dispones, no empieces por acusar.

Céntrate en construir relaciones.
 «Los conflictos solo se vuelven intratables cuando dejamos de centrarnos en la relación, cuando dejamos de intentar ganarnos la confianza de la otra parte». Por tanto, «sé colaborativo», recomienda Mehta, quien señala el ejemplo de un mediador, cuyo trabajo es buscar siempre el terreno compartido. «Desarrolla una mentalidad de mediador», que sintetiza en «pregunta, practica la escucha activa y parafrasea».

Este último punto es especialmente útil en las negociaciones a distancia, donde se vuelve más importante ser breve y conciso. «En los intercambios de e-mails, por ejemplo, vemos que las personas se centran mucho más en los argumentos racionales y los datos». Pero eso puede generar un «sesgo de confrontación», por el que perdemos parte del contacto humano y relacional, y se refuerzan los sentimientos de lejanía y anonimato, lo que puede provocar una mayor confrontación y que acabemos diciendo o haciendo cosas que normalmente no haríamos en persona.

Kandarp Mehta recomienda las videoconferencias «para enviar señales de confianza» y los correos electrónicos para hacer un seguimiento de lo hablado durante la videoconferencia. Parafrasear lo que se dijo, además de verificar las cosas por escrito, permite mostrar el interés por la otra parte, que realmente has escuchado sus puntos de vista y los tienes en cuenta.

Mantén vivo el diálogo. 
Esto se deduce del punto anterior: «El diálogo es la moneda en una crisis», explica Mehta. Por lo tanto, ten cuidado con las amenazas y los ultimátums, ya que puedes verte obligado a cumplirlos. Una puerta abierta siempre es mejor que un puente quemado.

Sin embargo, Kandarp Mehta advierte que tan importante como mantener el diálogo es no tener miedo al silencio. Los silencios durante una videoconferencia pueden hacerse especialmente incómodos y estresarnos. Y cuando nos sentimos estresados, es más probable que hagamos alguna concesión indeseada.

«En las negociaciones online, debemos desarrollar una mayor tolerancia al silencio», explica Mehta. Un silencio oportuno puede ser un alivio si las cosas se calientan, haciendo posible que prevalezcan las cabezas más frías. Y es durante los silencios cuando puede producirse un avance creativo. Además, nuestro silencio puede incitar a la otra parte a romperlo revelando más información de la que normalmente proporcionaría, lo que podría facilitar la clave para reformular el acuerdo de manera que satisfaga a ambas partes.

El uso estratégico del silencio en una conversación ayuda a superar el «sesgo de sincronización temporal» que se produce al negociar a distancia y no en tiempo real, como sucede con los intercambios de correo electrónico. Debes dejar un período de reflexión que permita aclaraciones antes de alcanzar un acuerdo final. «Solo ten cuidado de que una pausa no se convierta en un punto final. No abandones el diálogo», puntualiza Mehta.

Ten en mente el objetivo a largo plazo. Nunca permitas que los intereses a corto plazo eclipsen la necesidad a largo plazo de salir todos juntos de esta crisis: «Ambas partes nos necesitamos para la supervivencia mutua a largo plazo».

Kandarp Mehta señala que este punto puede ser clave durante las negociaciones del brexit, que deberían concluir antes de finales de 2020: «La crisis del coronavirus podría cambiar la dinámica de las negociaciones y hacer que las partes se vuelvan más colaborativas».

Y concluye resaltando que «en esta crisis es importante no negociar por miedo, sino para generar esperanza. Y si tratamos de esparcir esperanza, obtendremos más esperanza a cambio, que se extenderá a la sociedad».

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