Eva Cantavella

Optimizando encuentros

“En muchas reuniones se convoca a personas que no deberían estar”


Eva Cantavella lleva 20 años dedicada a formar a profesionales en el arte de hacer eficientes las reuniones

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Eva Cantavella es la cofundadora de Implicatia Consultores, una firma dedicada a la formación profesional y la capacitación. Es especialista en la optimización de las reuniones. En estos tiempos de confinamiento y distancia social, hemos querido entrevistarla para que nos cuente cómo debemos sacar provecho de nuestros encuentros.

Usted ejerció el Derecho.
Si. Pero lo dejé. Y me siento muy feliz de haberlo hecho. Soy una desertora del mundo jurídico.

Soy una desertora del mundo jurídico

Decidió emprender por su cuenta, como formadora. ¿Cómo fue el proceso?
Vengo de una familia de emprendedores. Mi padre abrió y cerró diversas empresas y yo aprendí mucho de todo aquel proceso. Tras ejercer como abogada y como formadora, trabajé para diversas empresas de consultoría y, luego, por mi cuenta, como freelance. Actualmente ya no dependo de consultoras porque poco a poco generé mi propia cartera de clientes. No tengo voluntad de crecer mucho, sino de trabajar con un equipo de personas con el que me lleve muy bien y con los que comparta principios. Me encanta la consultoría artesana en la que no se pierde de vista el día a día de la gente.

Me encanta la consultoría artesana en la que no se pierde de vista el día a día de la gente

¿Diría usted que las empresas que la contratan son conscientes, al principio, de las limitaciones que tienen para gestionar bien las reuniones?
Me encanta la pregunta. Verá, yo me encuentro con dos tipos de empresa. En uno, la organización ofrece a sus empleados la posibilidad de apuntarse a mi formación. Así que los que vienen son quienes quieren hacerlo porque piensan que tiene sentido crecer profesionalmente.
En la mayoría de las ocasiones, sin embargo, me encuentro con el otro: la organización decide que su gente hará la formación sí o sí. En ese caso son personas que vienen con muchas reticencias, pensando que ya lo saben todo. Me motivan mucho. Al final, tras 12 o 15 horas de formación, descubren una gran cantidad de inputs.

¿Su modelo de formación podría hacerse en serie, masivamente?
Pues no mucho. Es más bien algo pret a porter. Te podrías cargar la cultura de una empresa tratando de emular a otra. Lo que sí es cierto es que hay muchos vicios compartidos, que se repiten de una organización a otra. Deshacerse de ellos sí que es universal. Pero el estilo y el talante depende de cada persona y organización.
Bueno, pues, dígame: ¿qué se están haciendo mal en las reuniones que hacemos?
Puedo darle algunas claves de lo que se hace mal. Tienen que ver con la preparación y la eficiencia de las reuniones. La primera es que en muchas reuniones se convoca a gente que no tendría que estar.

Pues ahora que lo dice, es cierto.
Si los que estuvieran en una reunión fueran realmente los que tuvieran que estar, ganaríamos mucho. ¿Por qué tengo que aguantar los cuatro puntos de la reunión, si a mí me afectan solo dos? Si pudiera marcharme en el momento adecuado, podría hacer otras cosas y seríamos todos más eficientes.

De acuerdo. Siga, por favor.
También es habitual que quien organice la reunión no solo no se la prepare, sino que impida que los demás puedan preparársela. Pasa muchas veces que un jefe, durante una reunión, le pregunta a alguien si ha traído un documento y el otro le responde que no… ¡Como si el subordinado debiera tener una bola de cristal para adivinarlo! ¡Podría haberlo dicho en la convocatoria!

Es habitual que quien organice la reunión no solo no se la prepare, sino que impida que los demás puedan preparársela

Claro.
El tiempo que hay que dedicarle a la preparación de una reunión no es mucho. Pero lo perdemos. Y tampoco marcamos bien cuál es la hora de finalización de la reunión. Eso no permite reconducirla cuando conviene y la gente termina pensando que aquello va a durar infinitamente… Siempre aconsejo que las reuniones no se programen para durar una hora, porque nadie se lo cree. Más bien pongan 45 minutos, y seguramente percibirán que alguien elaboró algo.

Siempre aconsejo que las reuniones no se programen para durar una hora, porque nadie se lo cree. Más bien pongan 45 minutos, y seguramente percibirán que alguien elaboró algo

De acuerdo.
Y también hay que eliminar las distorsiones. Los “¡Ay! Aprovechando que estamos aquí, os pido que…”. Eso es una tortura para quienes participan y la perdición del moderador. O quien se disculpa a media reunión para llamar a alguien o hacer otra cosa.
He hecho de moderador muchos años y sé que es importante repartir bien los tiempos. ¿Cree que los directivos deben formarse para saber hacer correctamente de moderadores?
¡Claro! Hay muchas cosas que aprender. Por ejemplo, hay moderadores que organizan reuniones solamente para escucharse a si mismos, para quedar muy bien ante los demás. También los tienes que dan luz a los demás y ayudan a todo el mundo a crecer. Pero la formación es necesaria. Por ejemplo: ¿Cómo gestionas a los típicos personajillos que te encuentras en una reunión?

¿Los hay?
Siempre está el negativo, o el que tiene pánico escénico, o el que no calla. Te pueden hundir la reunión, tanto como un mal orden del día.

Siempre está el negativo, o el que tiene pánico escénico, o el que no calla. Te pueden hundir la reunión, tanto como un mal orden del día

Seguramente sus servicios son muy apreciados en grandes multinacionales, donde hay mucha gente que se reúne cada día. ¿Para las PYME también tiene algo?
Trabajo con grandes compañías, sí. Pero cualquier persona que deba llevar una reunión, aunque no sea un alto ejecutivo, necesita esta formación. A veces hay directivos intermedios que tienen un cierto pudor, o que piensan que no cuentan con el aval de la jerarquía y que tienen miedo de que la reunión se les vaya al traste… El caso es que cada reunión debe tener quien la lleve.

¿En qué ha cambiado su actividad durante los meses de confinamiento? ¿Las videoconferencias se gestionan igual que las reuniones presenciales?
Nos hemos reinventado. Actualmente ofrecemos formaciones virtuales en vez de presenciales y utilizamos las plataformas tecnológicas de cada compañía. Hemos conseguido impartir cursos igualmente. Y hemos dedicado mucho tiempo a enseñar a gestionar las reuniones online en tiempos del teletrabajo. Creo que hay equipos que saldrán mejor parados que otros, en función de cómo hayan organizado sus reuniones virtuales estos días.
Vaya.
Diría que más que “teletrabajar”, podría decirse que “tela, con el trabajo que hacemos”. Ahora la gente se reúne desde casa, con los niños corriendo por allí, y con tentación de no cuidar la puntualidad. Gestionar todo eso no es lo mismo.

¿Qué diría que hemos aprendido, durante la pandemia? ¿Qué cree que va a quedar, de bueno?
Una cosa es lo que me gustaría que pasara y otra es lo que pasará. Prefiero centrarme en lo primero…
Adelante.
Me encantaría que siguiera el modo en el que las personas han humanizado su relación con el resto del equipo. Ahora muchos equipos dedican unos minutos, antes de empezar cada reunión, a interesarse por cómo está todo el mundo. Antes, en lo presencial, nunca preguntábamos tanto por cómo está nuestra familia. Dedicar unos minutos a acercarse al otro es importante. Sin necesidad de interferir en la reunión.

Me encantaría que, tras la pandemia, siguiera el modo en el que las personas han humanizado su relación con el resto del equipo

Usted ha mantenido el contacto con empresas y directivos todo este tiempo. ¿Cree que saldrán adelante?
Habrá que verlo por sectores. Trabajo con cadenas de hoteles que están tocando fondo y también con profesionales que tienen una potencia personal muy grande y que desean salir adelante. Estos meses he llamado a muchos clientes, no tanto por interés comercial, sino para ver cómo estaban. Y he percibido una energía y una fuerza dignas de admirar. Otra cosa será si la situación les permitirá encauzarlas.
Pero también trabajo con laboratorios farmacéuticos que no tendrán ningún problema. Lo que sí que quedará será el teletrabajo y la conciliación familiar. Muchas personas deberán aprender a confiar más en sus equipos y delegar. El teletrabajo estaba mal visto, porque se creía que con él la gente trabajaba menos. Leí un artículo en prensa recientemente que decía que ahora trabajamos dos horas más de media cada día.

Vaya. ¿Se especializaría usted en algún otro campo, además de la gestión de las reuniones?
No quiero moverme de mi nicho de mercado. Hay quien me dice que salga de mi área de confort y me parece una chorrada. Como mucho, puedo ampliarlo. A lo online, o lo que sea. Pero todo lo que puedo ofrecer tras 20 años de experiencia e inputs, no puedo trasladarlo a otras disciplinas como la negociación, por ejemplo. Habrá gente buena en eso. También habrá quien sea capaz de enseñar cualquier cosa. Les admiro, pero creo que en las reuniones hay tantos detalles y matices por aprender…

¿Sigue siendo la sala de reuniones de la empresa el lugar idóneo para encontrarse?
He celebrado reuniones en terrazas y bares que han salido muy bien. Todo depende del objetivo y de lo que se necesita para la reunión. Ahora lo de las reuniones online está yendo bien y nos estamos dando cuenta de que antes hacíamos grandes desplazamientos y gastos para reunirnos. Así que seguramente se impondrán las reuniones en línea, aunque yo sigo prefiriendo el contacto personal. Creo, incluso, que los profesionales que están geográficamente lejos deberán reunirse personalmente cada tres meses, por ejemplo.

Y el resto de las ocasiones, reunirse virtualmente. Oiga, si tuviera que darnos unos consejos para celebrar la reunión perfecta, ¿cuáles elegiría?
En primer lugar, el de preservar la eficiencia, el cumplimiento de los horarios, etcétera. En segundo, que la gente se responsabilice de que la atmósfera y el clima de la reunión sean los adecuados. Eso depende de todos. En tercer lugar, el de facilitar el seguimiento. Hay que salir de la reunión con un cuadro resumen de qué hemos acordado, y quién y cuándo lo va a hacer. En definitiva, saber cómo hemos terminado la reunión. Las cosas irán mejor así.

Eva Cantavella descubrió el potencial de la formación en una aventura personal en Martinica (Antillas Francesas), donde impartió para la Cámara de Comercio local y ayudó a la inserción social de colectivos en riesgo. A su vuelta a Barcelona se integra en el mundo laboral convencional, trabajando para diversas firmas como consultora. En ellas va aceptando todas las ocasiones que se le presentan para formar a otros profesionales. Hasta que descubre el mundo de la gestión de las reuniones, por el que se apasiona y en el que trabaja hasta darle la vuelta al calcetín. Coautora del libro “Reuniones Eficaces” (PROFIT Ed.), lleva 20 años dedicada a enseñar a los profesionales a moderar y obtener el mayor provecho de las reuniones. Considera que es una de las asignaturas pendiente que tiene todo el país.

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