Vivimos épocas de una saturación de información pero también de una estridente inmediatez, así que el gran reto para el futuro está en que con la debida perspectiva temporal, seamos capaces de gestionar correctamente la documentación de las empresas. Doc 6 se dedica a ello desde hace 25 años, con una facturación anual de 4’6 millones de euros, oficinas en Madrid y Barcelona, y más de 900 clientes entre universidades, laboratorios, hospitales y administraciones públicas entre otras instituciones. Hoy hablamos con Victor Chavigné, su director general.
“La necesidad de estructurar y organizar la información de una empresa quizás es algo que no está suficientemente maduro y lo que provoca aún unas ciertas reticencias. Pero resulta algo imprescindible”
“El deber que tiene el empresario hacia el cliente es orientar sobre todos los pasos que se pueden hacer. Se trata de ayudar a los clientes a que como mínimo tengan un criterio a la hora de tomar decisiones al respecto”
“Las instituciones lo tienen muy claro, pero al final hay que analizar lo que resulta económicamente rentable, aunque no seamos conscientes que la preservación del patrimonio, sea cuál sea, bibliográfico, cultural, artístico, es algo básico”
Desde que empezaron, hace un cuarto de siglo, los métodos de gestionar la documentación de las empresas habrán cambiado mucho
Lo cierto es que han ido transformándose, aunque la esencia, la gestión de información no varía. Y las empresas también se han ido reinventando teniendo en cuenta también los enormes cambios tecnológicos que se han ido produciendo: la informatización, las bases de datos, y desde hace unos años, Internet y las nuevas tecnologías. Así que todo ha evolucionando a una velocidad cada vez más acelerada.
Y más allá de lo básico, ¿hay algún cambio sustancial?
De alguna manera los proveedores de bases de datos se han ido concentrando, con lo cual pierde sentido lo que antes podíamos llamar la distribución. En cambio cogen fuerza aspectos relacionados con la externalización, la gestión de procesos, la incorporación de valores añadidos y la tecnología. A lo largo de este tiempo, todo ha ido evolucionando y se ha ido adaptando a las necesidades de los clientes.
Sin embargo, la crisis ha hecho replantear muchos conceptos, y quizá el de la gestión de documentos no sido prioritario en los presupuestos
Sí, la situación económica de estos últimos dos años nos ha afectado bastante. Nuestros clientes importantes, las Administraciones Públicas, han sufrido muchos recortes y esto ha acabado repercutiéndonos. De hecho, desde que me incorporé a Doc 6 hasta estos dos últimos años, la empresa ha tenido un crecimiento importante, y aunque las expectativas actuales también son de crecimiento, somos prudentes en las valoraciones.
Quizá haya un filón en la empresa privada
Es lo que estamos haciendo, abriendo todas nuestras actividades a todo lo que es el mundo más de la empresa, y en este campo es donde de alguna forma tenemos unas grandes posibilidades. Y ello sin olvidar la internacionalización de nuestras actividades fuera de España.
¿Y cuál es su método de trabajo?
En nuestro caso, las principales ventajas que aportamos a las líneas de trabajo son, por un lado, todo lo que es la gestión documental y archivo. Nosotros no sólo somos técnicos, somos especialistas, y por tanto podemos traer esta visión global, que nos permita ser más competitivos en cuanto a una eficiente gestión documental y gestión de la información. Tenemos experiencia y lo hemos aplicado con éxito a la Administración Pública, pero también al mundo empresarial.
¿Y por el otro?
Pues todo lo que es la gestión de los contenidos digitales. Es un tipo de servicio en el que podemos aportar recursos, metodologías, ya que trabajamos con algo que conocemos.
Parece que lo tenéis claro
Al fin y al cabo todo es digital, y nosotros estamos en este proceso, tanto en la generación de contenidos como en un momento dado, en la difusión o la inclusión de todos estos contenidos dentro de las diferentes áreas.
Aunque la metodología es la misma, supongo que cada caso será diferente
Exacto, y al final, lo que se trata de hacer es un traje a medida para cada cliente. La tecnología ya permite trabajar en nuestra casa o en la del cliente. Hay procesos en los que no es necesaria la presencia, y trabajamos desde nuestras instalaciones, con nuestros equipos, con nuestros sistemas… de un modo u otro, tenemos este diálogo continuo con el cliente. Eso sí, teniendo en cuenta unos protocolos de seguridad a nivel de transferencia de información.
Supongo que en muchos casos el cliente es consciente de lo que quiere pero quizá no sabe exactamente como empezar, ¿no?
Sí, muchas veces hay un cierto desconocimiento de lo que se puede llegar a hacer, y no sólo en nuestro sector, sino en todos, así que un poco la tarea que tenemos es orientar. Se trata de ayudar a los clientes a que como mínimo tengan un criterio a la hora de tomar decisiones al respecto. En los 25 años que llevamos siempre hemos trabajado sobre esta base de planteamiento porque la experiencia nos ha proporcionado muchos clientes y por tanto, métodos que podemos aplicar a todo tipo de situaciones.
Han trabajado con la OCLC, la Online Computer Library Center, el servicio de biblioteca por ordenador en línea que es usado por más de 57.000 bibliotecas de 112 países para localizar, adquirir, prestar y preservar material bibliográfico.
Si, para nosotros es una gran responsabilidad porque el OCLC es la mayor organización a nivel de bibliotecas del mundo. De alguna forma es un servicio cooperativo que tiene un gran catálogo a nivel mundial de todo lo que son los catálogos de las bibliotecas; tanto bibliotecas universitarias, como públicas, como nacionales, y dan una proyección y una capacidad de cooperación a nivel mundial.
¿No falta en España una cultura de catalogación y preservación de archivos?
Creo que cada vez más, las instituciones lo tienen muy claro, pero al final hay que analizar lo que resulta económicamente rentable, aunque no seamos conscientes que la preservación del patrimonio, sea cuál sea, bibliográfico, cultural, artístico, es algo básico y representa algo muy valioso para la cultura de un país. Y entre otras cuestiones, ayuda a la investigación y a la innovación de otras áreas.
Quizá lo importante es lo inmediato, aquello cuyo único valor es la rapidez, y nos olvidamos de aquello que de algún modo debería perdurar
Es cierto, y en general, en las empresas, la necesidad de estructurar y organizar la información quizás es algo que no está suficientemente maduro y lo que provoca aún unas ciertas reticencias. Lo que está claro es que estamos en un mundo altamente tecnificado en lo que prima es el intercambio de conocimiento, porque al fin y al cabo, la tecnología la utilizamos para esto, para intercambiarnos información.
Es el reto que plantea la globalización
Sí, de un modo u otro es la evolución que está teniendo lugar en estos momentos. Es decir, cómo facilitas con las herramientas necesarias para que de alguna manera tengas pautas más o menos claras, que ayuden a evolucionar.
Hemos hablado de la saturación de información que se produce en Internet. Quizá el paradigma sea la enciclopedia wikipedia
Si, en cierto modo, es una herramienta que nos permite tener un cierto conocimiento. Al final la cuestión siempre es la fidelidad de la información, cómo se contrasta. Porque la wikipedia te permite dar un punto de entrada, tener una visión, pero es cierto que a partir de aquí, y en función de lo que estés buscando o de lo crítico que seas, tienes que buscar otras fuentes.
