Director General de BipVirtual

Alexandre Paixao

Gestión del tiempo

“Las nuevas tecnologías ofrecen una mejor gestión del tiempo”

Alexandre Paixao explica que la virtualización de los procesos de trabajo permite acercar a las personas sin desplazamientos, eliminando la barrera de la distancia y permitiéndoles mantener reuniones, compartir documentos y aplicaciones, utilizar el ordenador del interlocutor.

Martes, 24 de Febrero de 2009
Es el abc de los empresarios, especialmente en tiempos de crisis: mejorar la eficiencia de la empresa, aumentar la productividad, reducir costes y garantizar, incluso mejorándola, la calidad del trabajo. Para muchos, todo un sueño. Para unos pocos, cada vez más, una solución que llega de la mano de las nuevas tecnologías, que hacen bueno el viejo dicho de el tiempo es oro. La receta la ofrece BipVirtual, una empresa del Grupo Izo-System, con apenas 3 años de existencia. Se trata de la virtualización de los procesos de trabajo.
“La virtualización del trabajo permite acercar a las personas sin desplazamientos, eliminando las distancia y permitiéndoles mantener reuniones, compartir documentos y aplicaciones. Y esto es algo a tener muy en cuenta”

“Las telecomunicaciones todavía tienen que mejorar, pero el desarrollo está siendo muy rápido y las plataformas telefónicas ofrecen la calidad necesaria para aprovechar las oportunidades que Internet ofrece a las empresas”

“De acuerdo, hay que cambiar la mentalidad, pero ésta se producirá de forma rápida a la vista de los evidentes beneficios que aportan las nuevas tecnologías de la comunicación: mejorar la productividad, reducir los costes, aumentar la eficiencia…”
¿Qué aporta y en qué consiste la virtualización de los procesos de trabajo?
Fundamentalmente, la gestión del tiempo: el tiempo que se tarda en ir a trabajar, el que se desperdicia en viajes y desplazamientos para asistir a una reunión de una o dos horas, el que se pierde intercambiando correcciones sucesivas de documentos… Tiempo perdido, costes innecesarios y pérdida de eficacia, además de una mala calidad de vida laboral. La virtualización de los procesos de trabajo permite acercar a las personas sin desplazamientos, eliminando la barrera de la distancia y permitiéndoles mantener reuniones, compartir documentos y aplicaciones, utilizar el ordenador del interlocutor. Todo ello como si las personas que participan en estos procesos se encontraran en el mismo habitáculo.

¿Algún ejemplo?
Un directivo de una empresa española que, por ejemplo, se encuentre en Singapur para asistir a un simposio, podrá hablar y despachar con sus empleados, ultimar documentos y negociaciones con sus clientes, seguir el desarrollo de otros procesos de la empresa. Y todo como si lo hiciera de forma presencial, pero desde Singapur. Los directivos que trabajan con nuestro sistema de virtualización afirman que antes de contratarlo perdían el 15% de su tiempo de trabajo y que ahora, además de no perderlo, han aumentado su productividad más allá del 10%.

Trabajo online y a distancia: ¿ofrecen las actuales plataformas telefónicas la calidad necesaria para plantearse este reto?
Las telecomunicaciones todavía tienen que mejorar, pero el desarrollo está siendo muy rápido y las plataformas telefónicas ofrecen la calidad necesaria para aprovechar las oportunidades que Internet ofrece a las empresas. En España ya hay 9 millones de usuarios de banda ancha y aproximadamente unas 300 empresas que han optado por la virtualización de los procesos de trabajo. En el mundo, son 35.000 las compañías que han implantado el teletrabajo en su filosofía empresarial.

Una cuestión delicada en este proceso será el de la seguridad…
No en este caso. Trabajamos con una red dedicada y cerrada, encriptando las comunicaciones y cumpliendo los más estrictos criterios internacionales de seguridad. No hay puertas de acceso para un hacker.

¿Y los costes?
El coste del WebEx -así se denomina el sistema- es muy bajo. No requiere ningún software específico. Tampoco instalaciones complejas. Y bastan unos pocos días para que esté plenamente operativo. Su manejo también es muy sencillo. El coste se concreta en licencias mensuales y nominales, así como en la formación en el uso de la tecnología. Es tan bajo que el retorno de la inversión se produce de forma muy rápida, más aun teniendo en cuenta que la implementación de WebEx repercute directamente en un incremento de la cifra de negocios de la empresa.

Pero, ¿no es necesario un cambio estructural de la vida empresarial para arrimarse a este nuevo enfoque del trabajo?
Hace ya más de 10 años que existen estas herramientas que nosotros llamamos “de colaboración web”. Pero era necesario un periodo de madurez durante el cual mejorara la calidad de las plataformas de comunicación. En la actualidad, el 90% de los españoles utiliza el ordenador en su trabajo y el 86% de las pymes ha incorporado la banda ancha a sus sistemas de telecomunicaciones. Por supuesto, todas las grandes empresas disponen de este recurso tecnológico. Estoy de acuerdo en que apenas hemos iniciado el camino de la virtualización de los procesos de trabajo. Ahora toca la gestión del cambio.

Habrá empresas en las que esto costará…
El empresario debe comprender que con esta tecnología va a mejorar su capacidad de relacionarse con sus clientes y proveedores, aun cuando se minimicen -sin necesidad de eliminarlos- los encuentros presenciales con ellos. Sí hace falta un cambio cultural, pero creo que se producirá de forma rápida a la vista de los evidentes beneficios que aportan las nuevas tecnologías de la comunicación: mejorar la productividad, reducir los costes, incrementar el rendimiento y la calidad de vida de sus trabajadores, aumentar la eficiencia… La crisis nos ofrece la mejor oportunidad para realizar esta gestión del cambio.

Ahorrar un 25% en viajes de trabajo, un 30% en formación… un 25% de incremento de ventas… Lo dice la página web de BipVirtual. ¿Son reales estos datos o sólo un reclamo publicitario?
No, son reales. Un cliente nuestro, con el fin de acelerar su paso a la virtualización, ha prohibido los viajes durante los próximos 3 meses. Esto no sería así si el sistema no funcionara. Los cursos de formación se pueden realizar utilizando WebEx, sin necesidad de que los empleados se desplacen hasta la central, ahorrando los gastos de viaje y alojamiento. Además, la relación con el cliente es más satisfactoria para ellos, al tiempo que las presentaciones en las reuniones virtuales son más efectivas. También se pueden organizar seminarios online -nosotros los llamamos webinarios- manteniendo y mejorando las condiciones participativas de los asistentes y, al mismo tiempo, pudiendo obtener todo tipo de análisis de esta participación.

Y, finalmente, está eso de trabajar en casa…
Efectivamente. Una de las grandes aportaciones de WebEx es la mejora de la calidad de vida de los trabajadores, lo que redunda en una mayor eficacia en el trabajo. Nosotros hemos comprobado que los empleados que trabajan desde su casa mejoran significativamente su productividad y demuestran un mayor compromiso con la empresa. Es la mejor manera de lograr la conciliación del trabajo y la familia.