Claves para organizar un evento

Claves para organizar un evento

Por Joan Galí i Borrell
Estudiante de Publicidad y Relaciones Públicas

Despues de cursar el grado superior de Marketing y Gestión Comercial, decidí estudiar Publicidad y relaciones públicas. Pese a que estoy viendo que la creatividad la voy desarrollando lo que me gusta de verdad y la gente que me conoce sabe que he acertado con la elección de mi carrera, son las Relaciones Públicas. Y empecé esta carrera para poder algún día trabajar en lo que más me gusta, la organización de eventos, una rama de las Relaciones Públicas sólo apta para personas con mucha paciencia, con una capacidad de hacer más de 5 cosas a la vez y que creen en sus ideas y en lo que hacen.

Desde mi punto de vista un organizador de eventos es un loco que se mete en embolados, que no para quieto, que tiene gran capacidad creativa, muchas "ideas de bombero" y que sobretodo tiene mucha paciencia: Primero porque tiene que tener una idea creativa de cómo hacer un evento e innovar alguna cosa para que el evento sea exclusivo, segundo porque tiene montarse un equipo de personas que le ayuden y creer en esas personas, y tercero porque el día del evento puede ser que tu cabeza estalle si no lo tienes todo controlado. Creo que la paciencia es la clave del éxito en un organizador de eventos.

Todo esto que explico lo relaciono con mi experiencia, que no es mucha ya que sólo tengo 20 años, pero mi vida sin organizar no se qué seria. Desde pequeño he visto a mi madre como organizaba cenas, fiestas, viajes y más cosas con sus amigos y seguramente me viene todo de allí. Probablemente es gracias a ella que mi vida gire alrededor de la palabra "organizar". Cuando tenía 9 o 10 años, recuerdo que soñaba en organizar esquiadas con mis amigos, excursiones y más cosas... era un iluso, pero creo que esas ilusiones son las que me han servido para decidir mi futuro. Hace ya tres años que organizo eventos, la verdad es que solo se mueven en dos ámbitos: Fiestas y torneos de hockey. Pero en el fondo es de lo que me gustaría trabajar: organizador de eventos musicales y deportivos.

Mi primer evento fue un torneo familiar el día despues de Navidad, el de San Esteban en Catalunña, por la mañana, torneo en el que se apuntaron siete familias y un total de 80 jugadores y jugadoras. Al acabar el torneo, estaba en la ducha y me vino a la cabeza otro torneo: 12 horas de hockey sala. Al cabo de dos meses se disputaba el torneo con un total de 10 equipos y más de 100 personas. Llegó el verano y organicé una semana de acampada con mis amigos en plan supervivencia, pero esto no me lo tomo como un evento ya que si no lo hago me siento mal, así que me lo tomo como parte de mi rol en el grupo de amigos. Empezó la siguiente temporada con un objetivo claro entre ceja  y ceja, organizar unas 24 horas de hockey, al depender de mi club (que le agradezco que me dejen organizar, porque si no fuera por ellos, no podría organizar nada) no me dejaron hacer unas 24 horas así que decidí hacer un torneo de dos días. El resultado fue excelente y los fallos que tuvimos los hemos analizado con el equipo de organización e intentaremos mejorarlo en el siguiente torneo. En este torneo de dos días, fuimos más de 300 personas.

Un dato curioso que deseo que solo me ocurra a mí es que siempre que organizo un evento, al día siguiente estoy enfermo en la cama, pero pese a eso, no me planteo dejar de organizar cosas. Mis padres se mosquean porque dicen que no tengo tiempo para hacer cosas de estas y lo que no entienden es que si no hago esto, no puedo hacer nada más. Vivo organizando, es decir, no me ocupa tiempo la organización de un evento ya que una parte de mi sigue la vida normal y la otra está dando vueltas de cómo organizarlo. Evidentemente las reuniones, mailing, etc. sí que me ocupa tiempo pero en mi cabeza se crean ideas que tengo que desarrollar y a esto no le puedo hacer nada, es mi vida, necesito organizar eventos.
Con el tema de organizar fiestas, me lo tomo un poco como lo de mis amigos, la idea que tengo al organizar algo es la siguiente: Cómo puedo hacer que mis amigos y compañeros se lo pasen bien y a la vez yo también. Aquí está la base de un buen evento, que el organizador también pueda pasárselo bien, si organizas un evento pensando que tú como organizador y participante te lo pasarás bien, tienes muchos números de que el evento salga correctamente y que todo el mundo quede satisfecho.
Animo también a todas las personas que organicen eventos que utilicen las redes sociales, actualmente es una de las claves del éxito. Todos mis eventos han sido publicados en redes sociales y es el medio de comunicación más sencillo, económico y rápido de que tu público objetivo se entere del evento. Y no solo sirve para esto, en una red social recibirás críticas para bien y para mal que te ayudan a mejorar.

En resumen, las claves para organizar un evento desde el punto de vista de un joven son:
  • Tener imaginación y creatividad para poder innovar.
  • Armarte de paciencia (tú y tu novia/o o mujer/marido... ya que ellas/os también sufren lo suyo y no tienen nada de culpa de que seas un loco que quiere mover a centenares de personas).
  • Entrar en las redes sociales (Facebook, Twitter...).
  • Crearte un grupo de personas de confianza, que puedas creer en ellos (si me permiten doy las gracias a Albert, Pepe, Pau y Pol; un gran equipo organizativo que no tienen la culpa de que un loco como yo les meta en embolados y trabajan mucho para que los torneos salgan perfectos).
  • Creer en tus ideas y tener fe en ellas, ponerte unos objetivos y seguir hasta conseguirlos.
  • Estar de buen humor, te ayuda a tomarte las cosas con calma y aumenta tu paciencia.
  • No hacer caso a los que dicen que tu idea no triunfará porque si tú quieres: triunfará.
  • Pensar como haces el evento de manera que si tú participas te lo pases muy bien. De esta forma te pones en el papel de los asistentes del evento y puede que veas las cosas de diferente forma.
  • Lo que no hay que hacer nunca, es pensar que nada es imposible en tu evento, porque cuando te des cuenta de que realmente es imposible, será complicado cambiar las cosas.